Prosedur Kaji Ulang Manajemen

1.    TUJUAN

Prosedur ini ditujukan sebagai pedoman untuk melaksanakan kaji ulang manajemen sebagai sarana evaluasi pelaksanaan kegiatan dan penerapan SMK3 di PT XX.

2.    RUANG LINGKUP

Prosedur ini mengatur langkah-langkah persiapan program kaji ulang manajemen sampai dengan pendistribusian hasil kaji ulang manajemen kepada pihak-pihak terkait. Prosedur ini digunakan untuk semua sistem manajemen yang berlaku di PT XX.

3.    TANGGUNG JAWAB

3.1   Pimpinan Puncak bertanggungjawab secara keseluruhan terhadap program kaji ulang manajemen, minimum dilakukan 1 kali dalam satu tahun.

3.2   Kepala Departemen/Manager bertanggung jawab dalam menyampaikan laporan kegiatan dan         melaksanakan tindak lanjut hasil kaji ulang manajemen.

3.3.  Kepala Unit Jaminan Mutu bertanggung jawab atas perencanaan, pelaksanaan, pelaporan dan pendistribusian hasil kaji ulang manajemen.

4.    DEFINISI

4.1--------

.

5.    REFERENSI

5.1.   -------------

6.    Standar Operasi Prosedur

6.1.   Kaji ulang manajemen dilakukan 1 kali setahun sesuai dengan Rencana Kegiatan (SOP.................) yang ditetapkan.

6.2.   Bahan kaji ulang manajemen meliputi :

• Tindak lanjut hasil kaji ulang manajemen sebelumnya
•  Hasil audit internal terakhir
• Hasil asesmen oleh badan eksternal
•  Umpan balik pelanggan
• Tindakan pencegahan dan tindakan perbaikan
• Perubahan yang dapat mempengaruhi sistem manajemem mutu
• perubahan yang terjadi, termasuk perkembangan dalam peraturan perundangan dan persyaratan lain terkait K3

6.3.  Manajer Mutu menginformasikan rencana pelaksanaan kaji ulang manajemen kepada Pimpinan Puncak dan Manager.

6.4.     impinan Puncak menetapkan jadwal pelaksanaan kaji ulang manajemen.

6.5.   Manajer Mutu menginformasikan bahan yang dilaporkan dalam kaji ulang manajemen kepada Manajer Administrasi/Manajer Teknis.

6.6.  Manajer Mutu membuat Undangan Rapat (SOP ........................) dan  Agenda Kaji Ulang Manajemen (SOP ..........................).

6.7.     Personil Mutu mendistribusikan undangan, agenda dan jadwal kaji ulang manajemen kepada Manajer Administrasi/ Manajer Teknis.

6.8.     Pimpinan Puncak memimpin pelaksanaan kaji ulang manajemen.

6.9.   Personil Mutu selaku notulis merekam semua data/temuan hasil kaji ulang manajemen termasuk tindak lanjut yang akan dilakukan dalam Notulen Rapat (SOP ...............).

6.10.   Manajer Mutu melakukan review terhadap temuan hasil kaji ulang manajemen yang tertuang dalam Notulen Rapat (SOP ............) dan memberikan laporan tertulis hasil kaji ulang manajemen kepada Pimpinan Puncak didalam formulir Temuan dan Rencana Tindak Lanjut Kaji Ulang Manajemen (SOP ................).

6.11.   Pimpinan Puncak/Manajer Mutu mempelajari temuan dan rencana tindak lanjut yang tertuang dalam temuan dan tindak lanjut kaji ulang manajemen apabila sudah sesuai Pimpinan Puncak menandatangani temuan dan tindak lanjut kaji ulang manajemen dan menyerahkan kepada Manajer Mutu untuk didistribusikan kepada peserta kaji ulang manajemen.

6.12.   Personil Mutu mendistribusikan temuan dan tindak lanjut kaji ulang manajemen.

6.13.  Manajer Administrasi/Manajer Teknis melaksanakan tindak lanjut perbaikan terhadap temuan-temuan dalam waktu yang disepakati dan menyerahkan bukti tindak lanjut kepada Manajer Mutu untuk didokumentasikan.