4.5.3.2 Ketidaksesuaian, tindakan perbaikan dan tindakan pencegahan

Organisasi harus membuat, menerapkan dan memelihara prosedur untuk menangani ketidaksesuaian-ketidaksesuaian yang aktual dan potensial dan untuk melakukan tindakan perbaikan dan tindakan pencegahan.

Prosedur harus menetapkan persyaratan­-persyaratan untuk:

a) mengidentifikasi dan memperbaiki ketidaksesuan dan mengambil tindakan perbaikan untuk mengurangi dampak K3;
b) menyelidiki ketidaksesuaian, menetapkan penyebab­-penyebab dan mengambil tindakan- tindakan untuk mencegah terjadi lagi;
c) evaluasi kebutuhan untuk melakukan tindakan pencegahan dan menerapkan tindakan yang dirancang untuk mencegah agar tidak terjadi;
d) mencatat dan mengkomunikasikan hasil-­hasil tindakan perbaikan dan tindakan pencegahan yang dilakukan;
e) meninjau efektivitas tindakan perbaikan dan tindakan pencegahan yang dilakukan.

Bila tindakan perbaikan dan tindakan pencegahan menimbulkan adanya bahaya­bahaya baru atau yang berubah atau perlu adanya pengendalian baru atau diperbaiki, prosedur ini harus mensyaratkan bahwa tindakan­-tindakan yang akan dilaksanakan sudah melalui penilaian risiko sebelum diterapkan.

Setiap tindakan perbaikan dan tindakan pencegahan yang diambil untuk menghilangkan akar penyebab ketidaksesuaian yang aktual dan potensial harus sesuai dengan besarnya masalah dan seimbang dengan risiko-risiko K3 yang dihadapi.

Organisasi harus memastikan bahwa setiap perubahan yang timbul dari tindakan perbaikan dan pencegahan dibuatkan dalam dokumentasi sistem manajemen K3.

4.4.6 Pengendalian operasional

Organisasi harus mengidentifikasi operasi­-operasi dan kegiatan-­kegiatan yang berkaitan dengan bahaya­-bahaya yang teridentifikasi di mana kendali pengukuran perlu dilakukan untuk mengendalian risiko­risiko K3. Hal ini harus termasuk manajemen perubahan (lihat 4.3.3).

Untuk operasi­operasi dan kegiatan­kegiatan tersebut, organisasi harus menerapkan dan memelihara:

a) kendali­-kendali operasional, sesuai keperluan organisasi dan aktivitas­aktivitasnya; organisasi harus mengintegrasikan kendali­-kendali operasionalnya ke dalam sistem manajemen K3 secara keseluruhan;
b) pengendalian terkait pembelian material, peralatan dan jasa­jasa;
c) pengendalian terkait para kontraktor dan tamu-tamu lain ke tempat kerja;
d) mendokumentasikan prosedur­-prosedur, mencakup situasi­situasi di mana ketiadaannya dapat menyebabkan penyimpangan- penyimpangan dari kebijakan dan tujuan-­tujuan K3;
e) kriteria­-kriteria operasi yang telah ditetapkan dimana ketiadaannya dapat menyebabkan penyimpangan­-penyimpangan dari kebijakan dan tujuan­-tujuan K3.

4.4.5 Pengendalian dokumen

Dokumen-­dokumen yang disyaratkan untuk sistem manajemen K3 dan Standar OHSAS ini harus terkendali. Catatan merupakan jenis khusus dokumen dan harus terkendali sesuai dengan persyaratan yang dinyatakan di 4.5.4.

Organisasi harus membuat, menerapkan dan memelihara prosedur untuk:

a) menyetujui kecukupan dokumen-­dokumen sebelum diterbitkan;
b) meninjau dokumen secara berkala, dirubah bila diperlukan dan disetujui kecukupannya;
c) memastikan perubahan­-perubahan dan status revisi saat ini dalam dokumen terindetifikasi;
d) memastikan versi yang relevan dari dokumen yang diterapkan tersedia di tempat penggunaan;
e) memastikan bahwa dokumen­-dokumen dapat terbaca dan dengan cepat teridentifikasi;
f) memastikan bahwa dokumen­-dokumen yang berasal dari luar dan dianggap penting oleh organisasi untuk perencanaan dan operasi sistem manajemen K3 diidentifikasikan dan distribusinya terkendali; dan
g) mencegah penggunaan dokumen kadaluarsa dan menetapkan identifikasi jika dipertahankan untuk tujuan tertentu.

4.4.4 Dokumentasi

Dokumentasi sistem manajemen K3 harus termasuk:

a) kebijakan K3 dan sasaran­-sasaran;
b) penjelasan ruang lingkup sistem manajemen K3;
c) penjelasan elemen­elemen inti sistem manajemen dan interaksinya, dan  rujukannya ke dokumen-­dokumen terkait;
d) dokumen­dokumen, termasuk catatan­-catatan, yang disyaratkan oleh Standar OHSAS ini;
e) dokumen­-dokumen, termasuk catatan-­catatan, yang ditetapkan oleh organisasi yang dianggap penting untuk memastikan perencanaan, operasi dan pengendalian proses yang berhubungan dengan pengendalian risiko­risiko K3 efektif.

CATATAN Penting diperhatikan bahwa dokumentasi harus proporsional dilihat dari tingkat kompleksitas, bahaya­-bahaya dan risiko­-risiko dan dibuat seminimum mungkin untuk efektivitas dan efisiensi.

4.4.3.2 Partisipasi dan konsultasi

Organisasi harus membuat, menerapkan dan memelihara prosedur untuk:

a) partisipasi pekerja melalui:

• keterlibatannya dan identifikasi bahaya, penilaian risiko dan penetapan pengendalian;
• keterlibatannya dalam penyelidikan insiden;
• keterlibatannya dalam pengembangan dan peninjauan kebijakan dan tujuan K3;
• konsultasi dimana ada perubahan yang berdampak pada K3;
• diwakilkan dalam hal­-hal terkait K3.

Pekerja harus diinformasikan terkait pengaturan partisipasi, termasuk siapa yang menjadi wakil mereka dalam hal­-hal terkait K3.

b) Konsultasi dengan para kontraktor atas perubahan­-perubahan yang terjadi dan berdampak pada K3.

Organisasi harus memastikan, sesuai keperluan, pihak-pihak terkait yang relevan dikonsultasikan terkait hal-­hal K3.

4.4.3.1 Komunikasi

Sesuai dengan bahaya-bahaya K3 dan sistem manajemen K3, organisasi harus membuat, menerapkan dan memelihara prosedur untuk:

a) komunikasi internal antar berbagai tingkatan dan fungsi dalam organisasi
b) komunikasi dengan para kontraktor dan tamu lainnya ke tempat kerja
c) menerima, mendokumentasikan dan merespon komunikasi yang relevan dari pihak­-pihak eksternal terkait

4.4.1 Sumberdaya, peran, tanggung jawab, akuntabilitas dan wewenang

Manajemen puncak harus menjadi penanggung jawab tertinggi untuk sistem manajemen K3
Manajemen puncak harus memperlihatkan komitmennya dengan:

a) memastikan ketersediaan sumberdaya yang esensial untuk membuat, menerapkan, memelihara dan meningkatkan sistem manajemen K3;
CATATAN 1 Sumberdaya termasuk sumberdaya manusia dan ketrampilan khusus, infrastruktur, teknologi dan finansial.

b) menetapkan peran­peran, alokasi tanggung jawab dan akuntabilitas, dan delegasi wewenang, untuk memfasilitasi efektivitas sistem manajemen K3; peran, tanggung jawab, akuntabilitas dan wewenang harus didokumentasikan dan dikomunikasikan.

Organisasi harus menunjuk seorang anggota manajemen puncak dengan tanggung jawab khusus K3, di luar tanggung jawabnya, dan menetapkan peran­peran dan wewenang untuk:

a) menjamin sistem manajemen K3 dibuat, diterapkan, dan dipelihara sesuai dengan standar OHSAS ini;
b) melaporkan kinerja sistem manajemen K3 kepada manajemen puncak untuk dikaji dan sebagai dasar untuk peningkatan sistem manajemen K3.

CATATAN 2 Anggota manajemen puncak yang ditunjuk (mis. Dalam organisasi besar, seorang anggota Direksi atau komite eksekutif) dapat mendelegasikan beberapa tugas­tugasnya kepada wakil manajemen bawahannya sementara tetap memegang akuntabilitasnya.

Penunjukan anggota manajemen puncak harus tersedia kepada seluruh orang yang bekerja di dalam kendali organisasi.
 

Semuanya dengan tanggung jawab manajemen harus memperlihatkan komitmennya untuk meningkatkan kinerja K3.
 

Organisasi harus memastikan bahwa orang­orang yang berada di tempat kerja bertanggung jawab untuk aspek-aspek K3 di dalam kendali mereka, termasuk kepatuhan pada persyaratan K3 organisasi yang relevan.