4.4.4 Dokumentasi

Dokumentasi sistem manajemen K3 harus termasuk:

a) kebijakan K3 dan sasaran­-sasaran;
b) penjelasan ruang lingkup sistem manajemen K3;
c) penjelasan elemen­elemen inti sistem manajemen dan interaksinya, dan  rujukannya ke dokumen-­dokumen terkait;
d) dokumen­dokumen, termasuk catatan­-catatan, yang disyaratkan oleh Standar OHSAS ini;
e) dokumen­-dokumen, termasuk catatan-­catatan, yang ditetapkan oleh organisasi yang dianggap penting untuk memastikan perencanaan, operasi dan pengendalian proses yang berhubungan dengan pengendalian risiko­risiko K3 efektif.

CATATAN Penting diperhatikan bahwa dokumentasi harus proporsional dilihat dari tingkat kompleksitas, bahaya­-bahaya dan risiko­-risiko dan dibuat seminimum mungkin untuk efektivitas dan efisiensi.

4.4.3.2 Partisipasi dan konsultasi

Organisasi harus membuat, menerapkan dan memelihara prosedur untuk:

a) partisipasi pekerja melalui:

• keterlibatannya dan identifikasi bahaya, penilaian risiko dan penetapan pengendalian;
• keterlibatannya dalam penyelidikan insiden;
• keterlibatannya dalam pengembangan dan peninjauan kebijakan dan tujuan K3;
• konsultasi dimana ada perubahan yang berdampak pada K3;
• diwakilkan dalam hal­-hal terkait K3.

Pekerja harus diinformasikan terkait pengaturan partisipasi, termasuk siapa yang menjadi wakil mereka dalam hal­-hal terkait K3.

b) Konsultasi dengan para kontraktor atas perubahan­-perubahan yang terjadi dan berdampak pada K3.

Organisasi harus memastikan, sesuai keperluan, pihak-pihak terkait yang relevan dikonsultasikan terkait hal-­hal K3.

4.4.3.1 Komunikasi

Sesuai dengan bahaya-bahaya K3 dan sistem manajemen K3, organisasi harus membuat, menerapkan dan memelihara prosedur untuk:

a) komunikasi internal antar berbagai tingkatan dan fungsi dalam organisasi
b) komunikasi dengan para kontraktor dan tamu lainnya ke tempat kerja
c) menerima, mendokumentasikan dan merespon komunikasi yang relevan dari pihak­-pihak eksternal terkait

4.4.1 Sumberdaya, peran, tanggung jawab, akuntabilitas dan wewenang

Manajemen puncak harus menjadi penanggung jawab tertinggi untuk sistem manajemen K3
Manajemen puncak harus memperlihatkan komitmennya dengan:

a) memastikan ketersediaan sumberdaya yang esensial untuk membuat, menerapkan, memelihara dan meningkatkan sistem manajemen K3;
CATATAN 1 Sumberdaya termasuk sumberdaya manusia dan ketrampilan khusus, infrastruktur, teknologi dan finansial.

b) menetapkan peran­peran, alokasi tanggung jawab dan akuntabilitas, dan delegasi wewenang, untuk memfasilitasi efektivitas sistem manajemen K3; peran, tanggung jawab, akuntabilitas dan wewenang harus didokumentasikan dan dikomunikasikan.

Organisasi harus menunjuk seorang anggota manajemen puncak dengan tanggung jawab khusus K3, di luar tanggung jawabnya, dan menetapkan peran­peran dan wewenang untuk:

a) menjamin sistem manajemen K3 dibuat, diterapkan, dan dipelihara sesuai dengan standar OHSAS ini;
b) melaporkan kinerja sistem manajemen K3 kepada manajemen puncak untuk dikaji dan sebagai dasar untuk peningkatan sistem manajemen K3.

CATATAN 2 Anggota manajemen puncak yang ditunjuk (mis. Dalam organisasi besar, seorang anggota Direksi atau komite eksekutif) dapat mendelegasikan beberapa tugas­tugasnya kepada wakil manajemen bawahannya sementara tetap memegang akuntabilitasnya.

Penunjukan anggota manajemen puncak harus tersedia kepada seluruh orang yang bekerja di dalam kendali organisasi.
 

Semuanya dengan tanggung jawab manajemen harus memperlihatkan komitmennya untuk meningkatkan kinerja K3.
 

Organisasi harus memastikan bahwa orang­orang yang berada di tempat kerja bertanggung jawab untuk aspek-aspek K3 di dalam kendali mereka, termasuk kepatuhan pada persyaratan K3 organisasi yang relevan.

4.4.2 Kompetensi, pelatihan dan kepedulian

Organisasi harus memastikan bahwa setiap orang dalam pengendalilannya yang melakukan tugas­tugas yang mempunyai dampak pada K3 harus kompeten sesuai dengan tingkat pendidikan, pelatihan dan/atau pengalaman, dan menyimpan catatan­catatannya.

Organisasi harus mengidentifikasi kebutuhan pelatihan sesuai dengan risiko­risiko K3 terkait dan sistem manajemen K3. Organisasi harus menyediakan pelatihan atau mengambil tindakan untuk memenuhi kebutuhan tersebut, melakukan evaluasi efektivitas pelathan atau tindakan yang diambil, dan menyimpan catatan-catatannya.

Organisasi harus membuat, menerapkan dan memelihara prosedur untuk memastikan semua orang yang bekerja dalam pengendaliannya peduli akan:

a) konsekuensi­konsekuensi K3, yang aktual atau potensial, kegiatan kerjanya, perilakunya, serta manfaat­manfaat K3 untuk peningkatan kinerja perorangan;
b) peranan dan tanggung jawabnya dan pentingnya dalam mencapai kesesuaiannya dengan kebijakan dan prosedur­prosedur K3 dan dengan persyaratan sistem manajemen K3, termasuk persyaratan kesiapsiagaan dan tanggap darurat (lihat 4.4.7);
c) konsekuensi potensial dari penyimpangan dari prosedur yang telah ditetapkan.

Prosedur pelatihan harus mempertimbangkan tingkat perbedaan dari:

a) tanggung jawab, kemampuan, bahasa dan ketrampilan; dan
b) risiko

4.3.3 Tujuan dan program

Organsasi harus membuat, menerapkan dan memelihara tujuan dan sasaran K3 yang terdokumentasi, pada setiap fungsi dan tingkat yang relevan di dalam organisasi.
 
Tujuan-­tujuan harus dapat diukur, bila memungkinkan, dan konsisten dengan kebijakan K3, termasuk komitmen untuk mencegah cidera dan sakit penyakit, memenuhi peraturan perundangan yang relevan dan persyaratan lain di mana organisasi mendapatkan dan untuk peningkatan berkelanjutan.
 
Pada saat membuat dan meninjau tujuan­tujuan tersebut, organisasi harus mempertimbangkan peraturan perundangan dan persyaratan K3 lainnya di mana organisasi mendapatkan, dan risiko­risiko K3. Juga mempertimbangkan aspek teknologi, aspek keuangan, persyaratan operasional dan bisnis, dan pandangan dari pihak-­pihak terkait.

Organisasi harus membuat, menerapkan dan memelihara suatu program untuk mencapai tujuan­tujuan organisasi.
 
Program minimum harus memasukkan:

a. penunjukan penanggung jawab dan kewenangan untuk mencapai tujuan pada setiap fungsi dan tingkat organisasi; dan
b. cara­-cara dan jangka waktu untuk mencapai tujuan.
Program manajemen K3 harus dikaji pada interval waktu yang teratur dan terencana, dan dirubah sesuai kebutuhan, untuk memastikan tujuan­tujuan tercapai.

4.3.1 Identifikasi bahaya, penilaian risiko dan penetapan pengendalian

Organisasi harus membuat, menerapkan dan memelihara prosedur untuk mengidentifikasi bahaya yang ada, penilaian risiko, dan penetapan pengendalian yang diperlukan.

Prosedur untuk mengidentifikasi bahaya dan menilai risiko harus memperhatikan:

a) aktivitas rutin dan tidak rutin;
b) aktivitas seluruh personel yang mempunyai akses ke tempat kerja (termasuk kontraktor dan tamu);
c) perilaku manusia, kemampuan dan faktor­-faktor manusia lainnya;
d) bahaya-­bahaya yang timbul dari luar tempat kerja yang berdampak pada kesehatan dan keselamatan personel di dalam kendali organsisasi di lingkungan tempat kerja;
e) bahaya-­bahaya yang terjadi di sekitar tempat kerja hasil aktivitas kerja yang terkait di dalam kendali organisasi;

CATATAN 1 akan lebih sesuai penilaian bahaya-­bahaya dinilai seperti aspek lingkungan.

f) Prasarana, peralatan dan material di tempat kerja, yang disediakan baik oleh organisasi ataupun pihak lain.

g) Perubahan-­perubahan atau usulan perubahan di dalam organisasi, aktivitas­-aktivitas atau material;
h) modifikasi sistem manajemen K3, termasuk perubahan sementara, dan dampaknya kepada operasional, proses­proses dan aktivitas- aktivitas;
i) adanya kewajiban perundangan yang relevan terkait dengan penilaian risiko dan penerapan pengendalian yang dibutuhkan (lihat juga CATATAN 3.12)

j) rancangan area­area kerja, proses­proses, instalasi­instalasi, mesin/peralatan, prosedur operasional dan organisasi kerja, termasuk adaptasinya kepada kemampuan manusia.

Metodologi organisasi dalam melakukan identifikasi bahaya dan penilaian risiko harus:

a) ditetapkan dengan memperhatikan ruang lingkup, sifat dan waktu untuk memastikan metodenya proaktif; dan
b) menyediakan identifikasi, prioritas dan dokumentasi risiko­risiko, dan penerapan pengendalian, sesuai keperluan.

Untuk mengelola perubahan, organisasi harus mengidentifkasi bahaya-­bahaya K3 dan risiko-­risiko K3 terkait dengan perubahan di dalam organisasi, sistem manajemen K3, atau aktivitas­-aktivitasnya, sebelum menerapkan perubahan tersebut.
 
Organisasi harus memastikan hasil dari penilaian ini dipertimbangkan dalam menetapkan pengendalian.
 
Saat menetapkan pengendalian, atau mempertimbangkan perubahan atas pengendalian yang ada saat ini, pertimbangan harus diberikan untuk menurunkan risiko berdasarkan hirarki berikut:

a) eliminasi;
b) substitusi;
c) pengendalian teknik;
d) rambu/peringatan dan/atau pengendalian administrasi;
e) alat pelindung diri.

Organisasi harus mendokumentasikan dan memelihara hasil identifikasi bahaya, penilaian risiko dan penetapan pengendaian selalu terbaru.
 
Organisasi harus memastikan bahwa risiko­risiko K3 dan penetapan pengendalian dipertimbangkan saat membuat, menerapkan dan memelihara sistem manajemen K3 perusahaan
 
CATATAN – Pedoman lebih lanjut dalam identifikasi bahaya, penilaian risiko dan pengendalian risiko dapat dilihat pada standar OHSAS 18002.