4.4.5 Pengendalian dokumen

Dokumen-­dokumen yang disyaratkan untuk sistem manajemen K3 dan Standar OHSAS ini harus terkendali. Catatan merupakan jenis khusus dokumen dan harus terkendali sesuai dengan persyaratan yang dinyatakan di 4.5.4.

Organisasi harus membuat, menerapkan dan memelihara prosedur untuk:

a) menyetujui kecukupan dokumen-­dokumen sebelum diterbitkan;
b) meninjau dokumen secara berkala, dirubah bila diperlukan dan disetujui kecukupannya;
c) memastikan perubahan­-perubahan dan status revisi saat ini dalam dokumen terindetifikasi;
d) memastikan versi yang relevan dari dokumen yang diterapkan tersedia di tempat penggunaan;
e) memastikan bahwa dokumen­-dokumen dapat terbaca dan dengan cepat teridentifikasi;
f) memastikan bahwa dokumen­-dokumen yang berasal dari luar dan dianggap penting oleh organisasi untuk perencanaan dan operasi sistem manajemen K3 diidentifikasikan dan distribusinya terkendali; dan
g) mencegah penggunaan dokumen kadaluarsa dan menetapkan identifikasi jika dipertahankan untuk tujuan tertentu.

4.4.4 Dokumentasi

Dokumentasi sistem manajemen K3 harus termasuk:

a) kebijakan K3 dan sasaran­-sasaran;
b) penjelasan ruang lingkup sistem manajemen K3;
c) penjelasan elemen­elemen inti sistem manajemen dan interaksinya, dan  rujukannya ke dokumen-­dokumen terkait;
d) dokumen­dokumen, termasuk catatan­-catatan, yang disyaratkan oleh Standar OHSAS ini;
e) dokumen­-dokumen, termasuk catatan-­catatan, yang ditetapkan oleh organisasi yang dianggap penting untuk memastikan perencanaan, operasi dan pengendalian proses yang berhubungan dengan pengendalian risiko­risiko K3 efektif.

CATATAN Penting diperhatikan bahwa dokumentasi harus proporsional dilihat dari tingkat kompleksitas, bahaya­-bahaya dan risiko­-risiko dan dibuat seminimum mungkin untuk efektivitas dan efisiensi.

4.4.3.2 Partisipasi dan konsultasi

Organisasi harus membuat, menerapkan dan memelihara prosedur untuk:

a) partisipasi pekerja melalui:

• keterlibatannya dan identifikasi bahaya, penilaian risiko dan penetapan pengendalian;
• keterlibatannya dalam penyelidikan insiden;
• keterlibatannya dalam pengembangan dan peninjauan kebijakan dan tujuan K3;
• konsultasi dimana ada perubahan yang berdampak pada K3;
• diwakilkan dalam hal­-hal terkait K3.

Pekerja harus diinformasikan terkait pengaturan partisipasi, termasuk siapa yang menjadi wakil mereka dalam hal­-hal terkait K3.

b) Konsultasi dengan para kontraktor atas perubahan­-perubahan yang terjadi dan berdampak pada K3.

Organisasi harus memastikan, sesuai keperluan, pihak-pihak terkait yang relevan dikonsultasikan terkait hal-­hal K3.

4.4.3.1 Komunikasi

Sesuai dengan bahaya-bahaya K3 dan sistem manajemen K3, organisasi harus membuat, menerapkan dan memelihara prosedur untuk:

a) komunikasi internal antar berbagai tingkatan dan fungsi dalam organisasi
b) komunikasi dengan para kontraktor dan tamu lainnya ke tempat kerja
c) menerima, mendokumentasikan dan merespon komunikasi yang relevan dari pihak­-pihak eksternal terkait

4.4.1 Sumberdaya, peran, tanggung jawab, akuntabilitas dan wewenang

Manajemen puncak harus menjadi penanggung jawab tertinggi untuk sistem manajemen K3
Manajemen puncak harus memperlihatkan komitmennya dengan:

a) memastikan ketersediaan sumberdaya yang esensial untuk membuat, menerapkan, memelihara dan meningkatkan sistem manajemen K3;
CATATAN 1 Sumberdaya termasuk sumberdaya manusia dan ketrampilan khusus, infrastruktur, teknologi dan finansial.

b) menetapkan peran­peran, alokasi tanggung jawab dan akuntabilitas, dan delegasi wewenang, untuk memfasilitasi efektivitas sistem manajemen K3; peran, tanggung jawab, akuntabilitas dan wewenang harus didokumentasikan dan dikomunikasikan.

Organisasi harus menunjuk seorang anggota manajemen puncak dengan tanggung jawab khusus K3, di luar tanggung jawabnya, dan menetapkan peran­peran dan wewenang untuk:

a) menjamin sistem manajemen K3 dibuat, diterapkan, dan dipelihara sesuai dengan standar OHSAS ini;
b) melaporkan kinerja sistem manajemen K3 kepada manajemen puncak untuk dikaji dan sebagai dasar untuk peningkatan sistem manajemen K3.

CATATAN 2 Anggota manajemen puncak yang ditunjuk (mis. Dalam organisasi besar, seorang anggota Direksi atau komite eksekutif) dapat mendelegasikan beberapa tugas­tugasnya kepada wakil manajemen bawahannya sementara tetap memegang akuntabilitasnya.

Penunjukan anggota manajemen puncak harus tersedia kepada seluruh orang yang bekerja di dalam kendali organisasi.
 

Semuanya dengan tanggung jawab manajemen harus memperlihatkan komitmennya untuk meningkatkan kinerja K3.
 

Organisasi harus memastikan bahwa orang­orang yang berada di tempat kerja bertanggung jawab untuk aspek-aspek K3 di dalam kendali mereka, termasuk kepatuhan pada persyaratan K3 organisasi yang relevan.

4.4.2 Kompetensi, pelatihan dan kepedulian

Organisasi harus memastikan bahwa setiap orang dalam pengendalilannya yang melakukan tugas­tugas yang mempunyai dampak pada K3 harus kompeten sesuai dengan tingkat pendidikan, pelatihan dan/atau pengalaman, dan menyimpan catatan­catatannya.

Organisasi harus mengidentifikasi kebutuhan pelatihan sesuai dengan risiko­risiko K3 terkait dan sistem manajemen K3. Organisasi harus menyediakan pelatihan atau mengambil tindakan untuk memenuhi kebutuhan tersebut, melakukan evaluasi efektivitas pelathan atau tindakan yang diambil, dan menyimpan catatan-catatannya.

Organisasi harus membuat, menerapkan dan memelihara prosedur untuk memastikan semua orang yang bekerja dalam pengendaliannya peduli akan:

a) konsekuensi­konsekuensi K3, yang aktual atau potensial, kegiatan kerjanya, perilakunya, serta manfaat­manfaat K3 untuk peningkatan kinerja perorangan;
b) peranan dan tanggung jawabnya dan pentingnya dalam mencapai kesesuaiannya dengan kebijakan dan prosedur­prosedur K3 dan dengan persyaratan sistem manajemen K3, termasuk persyaratan kesiapsiagaan dan tanggap darurat (lihat 4.4.7);
c) konsekuensi potensial dari penyimpangan dari prosedur yang telah ditetapkan.

Prosedur pelatihan harus mempertimbangkan tingkat perbedaan dari:

a) tanggung jawab, kemampuan, bahasa dan ketrampilan; dan
b) risiko

4.3.3 Tujuan dan program

Organsasi harus membuat, menerapkan dan memelihara tujuan dan sasaran K3 yang terdokumentasi, pada setiap fungsi dan tingkat yang relevan di dalam organisasi.
 
Tujuan-­tujuan harus dapat diukur, bila memungkinkan, dan konsisten dengan kebijakan K3, termasuk komitmen untuk mencegah cidera dan sakit penyakit, memenuhi peraturan perundangan yang relevan dan persyaratan lain di mana organisasi mendapatkan dan untuk peningkatan berkelanjutan.
 
Pada saat membuat dan meninjau tujuan­tujuan tersebut, organisasi harus mempertimbangkan peraturan perundangan dan persyaratan K3 lainnya di mana organisasi mendapatkan, dan risiko­risiko K3. Juga mempertimbangkan aspek teknologi, aspek keuangan, persyaratan operasional dan bisnis, dan pandangan dari pihak-­pihak terkait.

Organisasi harus membuat, menerapkan dan memelihara suatu program untuk mencapai tujuan­tujuan organisasi.
 
Program minimum harus memasukkan:

a. penunjukan penanggung jawab dan kewenangan untuk mencapai tujuan pada setiap fungsi dan tingkat organisasi; dan
b. cara­-cara dan jangka waktu untuk mencapai tujuan.
Program manajemen K3 harus dikaji pada interval waktu yang teratur dan terencana, dan dirubah sesuai kebutuhan, untuk memastikan tujuan­tujuan tercapai.